Evenement (recreatieve activiteiten) op of langs een waterweg

Een “evenement” is een speciale, tijd- en plaatsgebonden gebeurtenis die door een initiatiefnemer (individu, groep of organisatie) bewust is gepland en die gericht is op een bepaalde doelgroep om met een bewust gekozen vorm een bepaald doel te realiseren en die mogelijks een invloed heeft op het beheer, de exploitatie, de veiligheid langs en/of de bescherming van de waterweg en haar aanhorigheden.

WANNEER AANVRAGEN?

Wanneer wordt jouw geplande activiteit als “evenement” aanzien, en moet je hiervoor een dus een aanvraag indienen bij De Vlaamse Waterweg nv? 

De organisator van de activiteit dient een aanvraag in te dienen indien aan één of meerdere van deze voorwaarden is voldaan:

1. De organisator wenst signalisatie te plaatsen. 
2. De organisator wenst de afsluiting van het jaagpad aan te vragen. 
3. De organisator wenst stremming/beperking van het scheepvaartverkeer aan te vragen. 
4. De organisator verwacht hinder voor het scheepvaartverkeer en/of andere waterweggebruikers (trager varen, uiterst stuurboordwal varen, …).
5. De organisator wenst bijkomende bediening van sluizen en beweegbare bruggen buiten de reguliere bedieningstijden of regelgeving aan te vragen.
6. De organisator wenst het gebruik van het terrein (grond) van De Vlaamse Waterweg nv aan te vragen.
7. Er wordt een wedstrijd georganiseerd. 

   Indien een activiteit wordt gepland met door spierkracht voortbewogen kleine schepen (kano, kajak, roeiboten, SUP) wordt de bovenstaande lijst uitgebreid met twee bijkomende voorwaarden:
    

8. De organisator wenst de activiteit te laten plaatsvinden op locaties waar binnen de geldende regels niet met ‘door spierkracht voorbewogen schepen’ gevaren mag worden, zoals bijvoorbeeld op de Beneden-Zeeschelde en in snelvaartvakken (zie https://www.visuris.be/kano).
9. De organisator verwacht meer dan 20 deelnemende vaartuigen (m.u.v. reguliere trainingen in eigen club). 

Tenslotte moet elke activiteit die zwemmen omvat, aangevraagd worden, aangezien zwemmen in de regel verboden is. 

De volgende voorbeelden van activiteiten of aanvragen worden niet aanzien als “evenement”, maar als “privaat gebruik van wegen, waterwegen en dijken”: 

• Evenementen met besloten karakter: trouwfeest, bedrijfsfeest, …
• Foodtruck, ijskraam. Let op: bij de aanvraag dient een voorafgaande toelating van de gemeente (onder opschortende voorwaarde van het bekomen van een vergunning van De Vlaamse Waterweg nv) gevoegd te worden.
• Zomer/winterbar voor een langere periode dan enkele dagen
• Opnames voor film of tv
• Tijdelijk plaatsen van kunstvoorwerpen

Het correcte aanvraagformulier voor “privaat gebruik van wegen, waterwegen en dijken" kan je hier terugvinden (stuur dit ingevuld terug naar info@vlaamsewaterweg.be).

HOE AANVRAGEN?

Je kan de aanvraag voor de organisatie van een evenement doen via ons e-loket.   

Hieronder vind je een instructiefilmpje over het aanvragen van een evenement via het e-loket. LET OP! De link in het filmpje is niet de juiste link. Voor aanvragen gebruik de link naar het e-loket hierboven.

Wij vragen om uw aanvraag ten minste 3 maanden voor het evenement in te dienen.

De gemiddelde behandeltermijn bedraagt vier weken. Na deze periode informeren wij je of jouw aanvraag al dan niet goedgekeurd werd en aan welke specifieke voorwaarden deze eventuele goedkeuring gebonden is.

TOELATING, VERGUNNING OF HUUROVEREENKOMST?

De Vlaamse Waterweg nv zal elke aanvraag onderzoeken en indien mogelijk hiervoor een toelating of vergunning afleveren of huurovereenkomst opmaken.

De Vlaamse Waterweg maakt hierbij een onderscheid tussen commerciële evenementen en niet-commerciële evenementen. Een evenement wordt als commercieel aanzien wanneer (niet cumulatief):

• inkom of deelnamevergoeding wordt gevraagd;
• drank, voeding of goederen worden verkocht;

tenzij:

• in het geval van een benefietactie waarbij de winst van het evenement integraal aan een goed doel wordt geschonken;
• in het geval van een evenement waarbij kan worden aangetoond dat de inkomsten uit eventuele verkoop of toegangsgeld volledig worden aangewend voor de organisatie van het evenement zelf;
• in het geval van een evenement waarbij kan worden aangetoond dat de inkomsten uit eventuele verkoop of toegangsgeld volledig worden aangewend voor de dagelijkse werking van een sportieve of culturele vereniging.

Bij de aanvraag van een evenement wijzigt er niets en wordt er geen onderscheid gemaakt tussen commerciële en niet-commerciële evenementen. Concreet betekent dit dat er slechts één aanvraag dient ingevuld te worden door de aanvrager, ongeacht het type van het aangevraagde evenement. 

De behandeling van de aanvraag zal wel anders verlopen. De Vlaamse waterweg zal, op basis van de door de aanvrager aangeleverde informatie bij de aanvraag, het commerciële karakter van het aangevraagde evenement beoordelen.

Indien het een niet-commercieel evenement betreft, kan een toelating of vergunning verkregen worden, dat vrijgesteld is van retributies. Aan een toelating en vergunning worden altijd een aantal algemene en specifieke voorwaarden verbonden. De algemene voorwaarden van een vergunning kan je terugvinden in het Retributiebesluit (art. 5-15). In de vergunning worden, indien nodig, ook de nodige specifieke voorwaarden opgenomen. Met het afleveren van de vergunning kan eveneens een scheepvaartbericht gepubliceerd worden.

Indien het een commercieel evenement betreft, kan een huurovereenkomst tussen de aanvrager en De Vlaamse Waterweg worden opgemaakt, waarin de voorwaarden worden opgenomen. Hieraan zijn volgende tarieven verbonden: 

• De vermelde tarieven worden jaarlijks geïndexeerd. Deze pagina vermeldt steeds de actuele tarieven.
• De vermelde tarieven voor domeininname langs het water (tarief “evenementen langs het water”) zullen voor de dagen van op- en afbouw voor de helft doorgerekend worden. De vermelde tarieven voor domeininname op het water (tarief “evenementen op het water”) zullen voor de dagen van op- en afbouw volledig doorgerekend worden.
• Wanneer voor een commercieel evenement het jaagpad, al dan niet verdeeld in segmenten, slechts een deel van een dag ingenomen wordt, en/of wanneer voor een commercieel evenement beweegbare bruggen tijdelijk worden gestremd, kan De Vlaamse Waterweg nv beslissen om enkel het minimumtarief/dag zoals vermeld in de tabel in rekening te brengen, vermeerderd met het te betalen bedrag per m²/dag zoals vermeld in de tabel voor de effectieve domeininname. (zie tabel hierboven)
   

BIJKOMENDE BEDIENING VAN BRUGGEN EN SLUIZEN

In principe worden de bruggen en sluizen niet bediend buiten de reguliere bedieningsuren of regelgeving. De bedieningsuren kan je per waterweg vinden op VisuRIS. In uitzonderlijke gevallen kan het echter wenselijk zijn om bediening buiten de reguliere bedieningsuren of regelgeving van een sluis of beweegbare brug aan te vragen. Bediening buiten de reguliere bedieningsuren moet ten minste twee maanden voor het evenement aangevraagd worden. Aanvraag voor bediening buiten de reguliere bedieningsuren en regelgeving kan je aangeven  bij je aanvraag.

STREMMING VAN HET SCHEEPVAARTVERKEER

Vanaf 1 januari 2021 voert De Vlaamse Waterweg een uniform kader in waarbinnen aanvragen voor stremmingen voor evenementen behandeld zullen worden. Dit kader heeft tot doel om voldoende garanties te bieden naar de beschikbaarheid van het netwerk door de verschillende gebruikers. Deze aanpak heeft vorm gekregen rekening houdende met de verscheidenheid aan waterwegen en evenementen; alsook de lokale omstandigheden.

In de regel zal geen scheepvaartstremming toegelaten worden voor evenementen op en langs de waterweg. Enkel indien de veiligheid van de scheepvaart en/of de deelnemers aan het evenement niet gegarandeerd kan worden zonder stremming, kan De Vlaamse Waterweg nv beslissen om een uitzondering te maken waarbij de scheepvaart minimaal gestremd/gehinderd wordt. Deze evaluatie wordt gemaakt na afweging van volgende factoren: 

• De intensiteit van de scheepvaart. Bijvoorbeeld op kleinere waterwegen (CEMT-klasse I en II) is de impact van een stremming op het scheepvaartverkeer, in het bijzonder de beroepsvaart, beperkter.
• De grootte, het type en het karakter van het evenement.

Er is maximaal, in totaal, 1 uur stremming mogelijk; enkel bij volgende evenementen kan er een uitzondering hierop worden toegelaten:

• bij evenementen die doorgaan op waterwegen van CEMT-klassen 1 en 2, 
• bij evenementen die doorgaan op waterwegen van CEMT-klassen hoger dan 2 waar geen doorgaande vaart mogelijk is en waarbij alle betrokken bedrijven toestemming gegeven hebben, 
• bij evenementen van internationaal belang of Belgisch en Vlaamse kampioenschappen, m.n.:
  • evenementen die door de Vlaamse Regering worden gekwalificeerd als topevenement in het kader van de uitbouw van een Vlaams topevenementenbeleid. 
  • sportevenementen die door de officiële, bij GAISF aangesloten, internationale sportfederatie erkend zijn als “Wereldkampioenschappen, Europese Kampioenschappen en kwalificatietornooien voor EK’s, WK’s en Olympische Spelen” en “Internationale topsportevenementen”
  • Belgische Kampioenschappen en Vlaamse Kampioenschappen, georganiseerd door sportfederaties- en organisaties die erkend en gesubsidieerd zijn volgens “Het decreet houdende de erkenning en subsidiëring van de georganiseerde sportsector” van 10 juni 2016.

Aanvraag voor scheepvaartstremming kan je aangeven bij je aanvraag voor de organisatie van evenementen. 

RIJDEN OP HET JAAGPAD

Als je voor de organisatie van het evenement ook een toelating voor het rijden op het jaagpad wenst aan te vragen, kan je dit aangeven bij je aanvraag voor de organisatie van het evenement. Je hoeft hiervoor dus niet apart een aanvraag in te dienen. 

De jaagpadtoelatingen in het kader van een evenement worden tot een uiterst minimum beperkt.

Geef wel bij uw aanvraag alle voertuigen in waarvoor u een jaagpadtoelating wenst te bekomen. Elk voertuig heeft een aparte toelating nodig.

VOORZIENING VAN STROOM (ELEKTRICITEIT)

De Vlaamse Waterweg nv zal voor de organisatie van een evenement geen stroom voorzien vanop een kunstwerk of vanuit één van haar gebouwen; de organisator dient hiervoor zelf in te staan.