Administratief medewerker

Functie: 

Als administratief medewerker zorg je voor de administratieve coördinatie en ondersteuning binnen de cel Handhaving van de afdeling Sturing.

Je takenpakket:

• Je staat in voor het  agenda- en dossierbeheer van de teams specifiek en overkoepelend van de cel;
• Je ondersteunt het team sanctionering door de boetes te versturen, de inningen op te volgen, de aanmaningen op te maken en uit te sturen, input te geven bij en zorgen voor de opmaak van verslagen van vaststelling/processen verbaal, dossiers over te maken aan het parket, enz. 
• Je draagt bij tot een efficiënte administratieve uitwerking en optimalisatie van bestaande en nieuwe softwaretoepassingen, documentsjablonen, procedures, werkvoorschriften, enz. die de cel Handhaving momenteel reeds gebruikt of in de toekomst wenst uit te breiden;
• Je beheert de postregistratiesystemen (post, gezamenlijke mailboxen,…) van onze cel en zorgt ervoor dat de inhoudelijke informatie steeds op de correcte en vlotte manier verdeeld wordt naar de juiste collega’s binnen onze cel;
• Je geeft vorm aan de uitbouw van een digitale kennisbibliotheek binnen de cel handhaving. Deze bibliotheek geeft op een gestructureerde manier snel digitaal toegang tot de juiste en relevante documenten, procedures, wetgeving, werkinstructies, enz in het kader van de dagelijkse werking van de cel handhaving en zal ook zeer frequent aangevuld worden met nieuwe relevante informatiebronnen;
• Je beantwoordt telefonische oproepen en zorgt voor correcte doorverwijzing binnen en buiten de cel Handhaving indien nodig;
• Je volgt de inkomende briefwisseling en mailverkeer gericht aan de cel Handhaving op en zorgt voor een correcte dispatching naar de betrokken medewerkers;
• Je staat in voor verslaggeving bij overlegmomenten;
• Je staat (mee) in voor de praktische voorbereiding van overlegmomenten, planning van acties, bestellen van materiaal, reservaties, enz ;
• Algemene ondersteuning van de leidinggevende van de cel;
• …

Profiel: 

Je bent in het bezit van een diploma hoger secundair onderwijs. Daarnaast heb je minimum 1 jaar professionele ervaring in een administratieve richting. Je beschikt over een uitgebreide administratieve ervaring op het vlak van opmaak van brieven, de opmaak en het administratief opvolgen van dossiers, het aanleggen en beheer van een digitale structuur qua klassement, een vlotte verslaggeving ed. Daarnaast beschik je over een degelijke kennis en werkervaring met MS office pakketten (Word,  Excel, Outlook en Powerpoint) en ben je bedreven met de digitale mogelijkheden binnen Sharepoint en MS Teams). Je bent vlot doch punctueel en handelt met aandacht voor kwaliteit en gericht op het voorkomen van fouten. Je kan zelfstandig werken en plant en organiseert je werk efficiënt met het oog op de doelstellingen binnen de cel en haar teams. Daarnaast ben je klantgericht en een vlotte teamplayer.

Je kan je vlot uitdrukken in Frans en Engels.

Je bent in het bezit van een (voorlopig) rijbewijs B.

Wij bieden:

Een statutaire functie en een salaris van 2.414,88 € bruto per maand (bij 1 jaar relevante ervaring). Relevante privé-ervaring kan gevaloriseerd worden. De Vlaamse Waterweg nv biedt daarnaast vooral een boeiende job vol afwisseling en de kans om mee te werken aan maatschappelijk zinvolle projecten. Vorming, opleiding en training zijn vanzelfsprekendheden bij De Vlaamse Waterweg, want we laten jou groeien, maar ook ons. Als overheidsorganisatie bieden wij ook heel wat doorgroeimogelijkheden, 35 verlofdagen, gratis woon-werkverkeer met openbaar vervoer, maaltijdcheques en een hospitalisatieverzekering.